Funktionen im Detail
Die Funktionen von Advolux im Detail
- Zeitsparende Aktenverwaltung
- Akten von jedem Ort bearbeiten
- Vollständige Mandanten-Daten
- Aktenbezogener Posteingang & -ausgang
- Automatische Schriftsatzerstellung
- Flexible Forderungskonten
- Automatische Forderungsprozesse
- Zwangsvollstreckung und Inkasso
- Zeiterfassung und Zeithonorar
- Automatische Mandanten-Abrechnungen
Zeitsparende Aktenverwaltung
- unbegrenzt viele Akten anlegen
- Akten enthalten: Aktenzeichen (auch gerichtliches), Kanzleibezeichnung, Kurzrubrum, Anlagedatum, Informationen zum anlegenden Bearbeiter, Referate, Termine, Fristen, interne Wiedervorlagen Dokumente, Schriftsätze, Forderungen, alle Informationen zum Verfahren, Lagerort der Akte innerhalb der Kanzlei
- Vorteile der elektronischen Akte: Einscannen von Dokumenten (mit Scanner), Zuordnung zur Akte, Verschicken von E-Mails direkt aus der Akte, persönliche Übersicht über noch nicht gesichtete, noch nicht erledigte Dokumente
- Archivierung und Historisierung der Stammdaten der Akte
- unbegrenzt Beteiligte, Unterbeteiligte, Gegner, Personen & Institutionen je Akte anlegen
- aus der Akte heraus Briefe, E-Mails, Mahnbescheide (im automatisierten Mahnverfahren), beA-Nachrichten verschicken.
- jede wichtige Änderung an der Akte wird in einem Protokoll festgehalten
- Farbe des Aktendeckels frei wählbar
Akten von jedem Ort bearbeiten
- die mobile Akte: 25 Akten mit nur einem Mausklick auf den eigenen Laptop exportieren
- Akten von zu Hause oder unterwegs bearbeiten
- bearbeitete Akten werden automatisch wieder in Advolux importiert und aktualisiert
- via VPN-Verbindung von zu Hause oder unterwegs‚ direkt auf Advolux zugreifen und Akten etc. bearbeiten
- Akten in PDFs umwandeln und bspw. via iPad lesen oder direkt an Ihren Mandanten schicken
- Funktion Webakte der e.Consult AG
- Advolux ist netzwerkfähig und kann unter Windows, Mac und Linux sowie in gemischten Netzwerken betrieben werden
Vollständige Mandanten-Daten
- unbegrenzt viele Mandanten-Stammdaten anlegen
- Kollisionsprüfung auch auf Konzernstrukturen und „weiche“ Interessenkollisionen
- Prüfung auf Namensgleichheit über phonetische Algorithmen bei Rechtsschutzversicherung
- bekannter Gegenanwalt wird automatisch zugeordnet
- Unterscheidung zwischen natürlicher oder juristischer Person – weitere notwendige Eingaben (wie bspw. Registernummer) werden automatisch abgefragt
- Personen oder Institutionen direkt oder indirekt an einer Akte beteiligen, inkl. Beteiligungsvorlagen
- Rechtsschutzversicherung des Mandanten wird automatisch zugeordnet
- Übersicht über alle Schreiben, die an einen Mandanten verschickt wurden
- Überblick über alle Forderungen, die ein Mandant gegen die verschiedenen Schuldner hat
- Liste der offenen Posten zu einem Mandanten über alle Akten
- übersichtliche elektronische Akte: Alle Dokumente auf einen Blick
Aktenbezogener Posteingang und -ausgang
- aktenbezogenes Postfach: Verwaltung der ein- und ausgehenden Post
- Posteingang und Postausgang festlegen für: Sekretariat, Kanzlei, persönlich
- Posteingangskorb: Eingehende Dokumente, wie z. B. eingescannte Post, eingehende E-Mails oder elektronische Gerichtspost (z. B. elektronisches Mahnverfahren) werden direkt den Akten und Bearbeitern zugeordnet
- inkl. Posteingangs- und Postausgangskontrolle
- Mahnbescheide aus dem Postfach über beA und sonstiger Elektronischer Rechtsverkehr versenden
- Poststücke einer Akte oder einem Bearbeiter zuordnen
- jeder Bearbeiter erhält in der persönlichen Übersicht eine Aufstellung der noch nicht von ihm gelesenen Eingangspost
- Der Posteingang unterstützt mehrere E-Mail-Konten je Arbeitsplatz. Je Konto kann festgelegt werden, ob es sich um ein zentrales Postfach oder ein persönliches Postfach handelt. Die Funktion erlaubt es, dass Sie an zentraler Stelle sämtliche Eingangskorrespondenz unabhängig vom Medium überwachen können.
Automatische Schriftsatzerstellung
- automatische Schriftsatzerstellung mit allen Aktendaten
- benutzerdefinierte Felder für die Akte, die bei der Dokumentenerstellung verwendet werden können
- selbsterklärender Dokumentenassistent führt durch die Erstellung – keine Daten werden vergessen
- über 470 Dokumentenvorlagen beliebig erweiter- und veränderbar, z. B.: Prozesskostenhilfe, Akteneinsicht, Aufforderungsschreiben, Berufungsschrift, Drittwiderspruchsklage, Deckungsanfrage, Klagen, Mandatsbestätigung, Einspruch, Pfändungs- und Überweisungsbeschluss, Antrag Scheidung, Vollstreckung
- Vorlagen- und Anlagenassistent hilft beim Erstellen eigener Dokumentvorlagen
Flexible Forderungskonten
- für jede Akte beliebig viele Forderungskonten anlegen und verwalten
- Erfassung und Buchung beliebiger Forderungsarten
- Forderungskonten mit verschiedenen Währungen anlegen
- Kontotypen: Forderungskonto, Schuldenkonto, internes Berechnungskonto
- Verzinsung und Zinsberechnung forderungsgenau anpassen
- Gesamtschuldner und Gesamtgläubiger in Forderungskonten
- übersichtliche Forderungsaufstellung, Saldenliste, Zinsberechnung
- Forderungskonten können nachträglich bearbeitet werden, um neue Schuldner oder neue Gläubiger einzutragen
- es können ein oder mehrere Titel hinterlegt und abgebildet werden
Automatische Forderungsprozesse
- übersichtliche Aufstellung aller Forderungen
- tagesaktuelle Forderungsaufstellungen dienen als Grundlage, u. a. bei Mahnverfahren (via via beA und EGVP) und Zwangsvollstreckungen
- alle Buchungen auf einen Blick (Hauptforderung, Anwaltskosten, Zahlung etc.)
- Aufstellung der Maßnahmen (Aufforderungsschreiben, Zahlungsklage etc.)
- Forderungen können automatisch beim Erstellen von Dokumenten oder beim Anlegen von Verfahren zur Berechnung herangezogen werden
- Saldenlisten & Zinsberechnungen
Zwangsvollstreckung und Inkasso
- sichere Durchführung von Inkassofällen mit komplettem Forderungsmanagement, Mahnwesen und Zwangsvollstreckung
- automatische Erstellung von Pfändungs- und Überweisungsbeschluss, Sachpfändung, Räumung und vielem mehr
- übersichtliche Aufstellung aller Vollstreckungskosten
- Vollstreckungsverfahren werden automatisch zur Akte angelegt
- jedes Forderungskonto kann beliebig viele gerichtliche Titel enthalten. Dadurch einfacher Gesamtüberblick über den Forderungsstand
Zeiterfassung und Zeithonorar
- Zeiten automatisch oder manuell erfassen
- Wirtschaftlichkeit von Mandaten anhand von nicht abrechenbaren/nicht abzurechnenden Zeiten beurteilen
- Zeitvorlagen beliebig anpassen oder neu erstellen und mitarbeiterspezifisch hinterlegen
- mehrere unterschiedliche Arbeitszeiten auf einmal erfassen
- Zeitstapel zentral erfassen lassen
- frei wählbare Taktung:
- minimale Zeiteinheit: Die erste Zeiteinheit, die je erfasster einzelner Zeitposition abgerechnet wird
- Zeiteinheit runden auf: Definiert die kleinste Zeiteinheit, die – ggf. nach der vordefinierten minimalen Zeiteinheit – abgerechnet wird
- Rundungsarten: Arithmetisch aufrunden und abrunden
- maximale Zeit: Definiert eine obere Grenze für die insgesamt abrechenbaren Zeiten
- maximaler Betrag: Definiert die Obergrenze, die nach der Honorarvereinbarung nicht überschritten werden soll
Automatische Mandanten-Abrechnungen
- Unterstützung von mehreren Rechnungskreisen
- automatisiert Rechnungen erstellen und gleichzeitig das Honorar automatisch als offene Postenbuchen
- individuelle Vorlagen je Rechnung möglich
- Rechnungen erhalten fortlaufende Rechnungsnummern
- Rechnung ohne Umsatzsteuer oder mit 7, 16 oder 19% erstellen oder als Vorschussrechnung ausweisen
- zahlreiche Rechnungsvorlagen
- mit dem Abrechnungsblatt je Akte können Sie auf einen Blick sehen: wurde abgerechnet, sind Rechnungen offen, ist Fremdgeld auszukehren, sind Auslagen abzurechnen
- bequem Ihre Honorare aus vordefinierten Gebührentatbeständen nach RVG berechnen
- Erfassen und Abrechnen von Zeiten im Rahmeneiner entsprechenden Honorarvereinbarung
- Zeitabrechnung individuell möglich. Auch über mehrere Unterakten eines Mandanten in einem Rechnungslauf
- Rechnung direkt in ein Forderungskonto übernehmen
- verschiedene Mahnstufen pro Mandant einstellen
- Berechnungsvorschriften auch individuell festlegen
- Unterscheidung zwischen Kostenberechnungen, Kostenfestsetzungsanträgen (KfA) und Rechnungen
- alle Gebühren(nummern) nach RVG hinterlegt
Kostenfestsetzungsanträge erstellen
- KfA inkl. Vorschrift, Steuer, Gericht, Verfahren, Streitwert und Bezeichnung
- Rechnungen/KfA automatisch durch einfache Auswahl der betreffenden Vorlage erstellen
- KfA-Vorlagen enthalten bereits einen oder mehrere RVG-Gebührentatbestände
- KfA in ein Forderungskonto übernehmen
- Kostenberechnungen sind unverbindliche Hilfsberechnungen, die keine Rechnungsnummern erhalten und nicht als Offene Posten (OP) gebucht werden
- Kostenantrag oder eine Kostenberechnung erstellen, die nicht erfolgswirksam sein soll
- Probeberechnungen einfach durchführen und später einfach in eine Rechnung mit Rechnungsnummer umwandeln
Zeitsparendes Prozessregister und Verfahrensmanagement
- beliebig viele Arten von Verfahren anlegen
- Übersicht über alle Gerichte und Zuständigkeiten inkl. Suchfunktion
- Verfahren enthalten Parteirolle, Kurzrubrum, Streitwert, Gericht und Aktenzeichen
- ist bereits eine Forderung eingetragen, wird der Streitwert automatisch errechnet
- automatische Ermittlung des zuständigen Gerichts zu einem Verfahren
- alle gerichtlichen Vorgänge werden korrekt abgebildet und verwaltet
- aus verschiedenen KfA-Vorlagen den passenden auswählen und nutzen
Elektronisches Mahnverfahren
- automatisches Mahnverfahren (AUMAV) durchführen über das beA oder das Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP)
- automatische Erstellung einer EDA-Datei mit gültiger, vom Gericht beantragter Prozessvertreterkennziffer (PVKEZI)
- inklusive gültiger Dateibezeichnung mit Nummernkreis für das jeweilige Mahngericht
- Versand des Mahnbescheids erfolgt über das beA oder den Governikus Comunicator
- der Mahnantrag enthält automatisch den Antrag auf Kostenfestsetzung
- inklusive rechtssicherem Mahnantrag
- vollelektronische Kommunikation mit den Mahngerichten dank höchster EDA-Ausbaustufe
Haufe Arbeitshilfen
- Direkt-Zugang zum Haufe Modul RAE: über 5.000 Arbeitshilfen, wie Rechner, Musterverträge, Mustertexte, Vordrucke und Musterformulierungen, Musterzeugnisse, Formulare, Checklisten sowie Tabellen, mehr als 95.000 Entscheidungen, die wöchentlich aktualisiert werden, Normendatenbank mit über 5000 Einträgen; Rechtsgebiete: Arbeits- und Personalrecht, Erbrecht, Familienrecht, Gebührenrecht, Gesellschaftsrecht, Immobilienrecht, Insolvenzrecht, Kanzleimanagement, Prozessrecht, Steuerrecht, Verkehrsrecht, Wirtschaftsrecht, Zwangsvollstreckung und Mahnwesen
Buchhaltung automatisieren
- inklusive Buchhaltungsprogramm Lexware buchhaltung pro (Windows®): Jahresabschluss als Bilanz, GuV oder E/Ü-Auswertung, USt-Voranmeldung/ELSTER, USt-Erklärung, Auswertungen, EHUG-Schnittstelle, Summen und Saldenliste
- Einlesen von elektronischen Kontoauszügen
- Sie arbeiten mit einem Standardkontenrahmen und verbuchen alle Ein- und Ausgänge und können am Ende der Buchungsperiode diese Daten direkt Ihrem Steuerberater übergeben
- das Buchungsjournal nach DATEV oder in das mitgelieferte Lexware buchhaltung pro (Windows®) exportieren
- Schnittstelle zu externen Buchhaltungsprogrammen
- zu jedem Rechnungskreis kann eine eigene Buchhaltung betrieben werden (ideal für Bürogemeinschaften)
Schnelle Organisation
- Akten-, Adress- und Dokumentenverwaltung
- Termine, Fristen und Wiedervorlagen
- automatische Schriftsatzerstellung
- Briefkopfanlage
- Gerichtsverzeichnis
- Kollisionsprüfung Kollisionsprüfung auch auf Konzernstrukturen und „weiche“ Interessenkollisionen
- Aufgabenmanager / Verfügungen
- Datenabgleich mit MS Outlook, MS Exchange oder CalDAV
- Verwaltung von Anruflisten
- Netzwerkfähig
- Wiedervorlagen anlegen und bearbeiten
- Telefonnummernverwaltung und Telefonnummernsuche
- umfangreiche Volltextsuche über Akten, Verfahren, Personen, Rechnungen, Termine usw.
- automatische Zuordnung von Rechtsformen und gesetzlichen Vertretern
- Gerichtsorteverzeichnis mit Zuordnung der örtlichen Zuständigkeit aller Gerichtszweige
- Staatsanwaltschaften mit Zuordnung der örtlichen Zuständigkeit
- automatische Zuordnung von Postleitzahlen, Orten, Bankleitzahlen und Banken
Elektronischer Rechtsverkehr und mobiles Arbeiten
- digitaler Workflow – ohne Medienbruch vom Posteingang bis zum Postausgang
- Der Scaneingang kann mit Advolux automatisiert werden. Gescannte Dokumente können automatisch einer Akte zugeordnet und der verantwortliche Mitarbeiter überneue Dokumente informiert werden. Advolux bietet diese neue Schnittstelle grundsätzlich offen an. In der Kombination mit Sharp© Scanner-Systemen kann nach den technischen Anforderungen der Bundesnotarkammer für das elektronische Urkundenarchiv für Notare gescannt werden.
- eigene Signaturkomponente für Einzelsignaturen nach EVV (seit 1.1.2018)
- EGVP-Unterstützung sowie zusätzliche Exportfunktion für Dokumente mit Einzelsignaturpflicht nach EVV 2018
- komfortable beA-Integration (Stand 3.9.2018)
- beA mit gesondertem Postworkflow für jedes beA-Konto. Verantwortlichkeiten und Vertretungsregeln zu jedem Postworkflow
- mobile Endgeräte in Echtzeit mit dem Kalender, dem Kontaktverzeichnis sowie den Aufgaben in Advolux synchronisieren (CalDAV-Schnittstelle)
- elektronische Akten mitnehmen, lesen und bearbeiten
- Advolux kann eine Kollisionsprüfung mit dem Notariatsprogramm ProNotar durchführen. Dabei überprüft Advolux beim Beteiligen von Personen an einer Akte, ob Hinweise auf eine Notariatsbeteiligung vorliegen. Zusätzlich kann ProNotar die übergebenen Mandatsdaten von Advolux prüfen.
Persönliche Tastenkürzel
- Arbeitszeit reduzieren mit festgelegten Tastenkombinationen, um sofort zu bestimmen Software-Funktionen zu wechseln, ohne diese im Menü erst auswählen zu müssen
- Programmfunktionen über Tastenkürzel direkt aufrufen
- persönliche Tastenkombinationen anlegen
- voreingestellte Tastenkürzel vorhanden
- unterstützt gängige Diktatsoftware
Systemvoraussetzungen
An dieser Stelle finden Sie die aktuellen Systemvoraussetzungen:
Lernen Sie Advolux kennen.
Zwei Mal im Monat bieten wir ein Webinar an, um Advolux unverbindlich kennenlernen zu können.