5 Tipps zur effizienten und sicheren Nutzung von KI-Tools in Kanzleien

Tipp 1: ChatGPT braucht präzises Prompt Engineering 

Die Qualität der Ergebnisse, die ein KI-Chatbot liefert, wird wesentlich von den Anweisungen und den Informationen bestimmt, mit denen Sie ChatGPT füttern. Das heißt: Je klarer und detaillierter Sie die KI briefen, desto bessere Ergebnisse liefert sie. 

In der folgenden Übersicht sind die Merkmale aufgeführt, die ein guter Prompt im juristischen Kontext aufweist.  

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Kontrollcheck: Wäre ein Referendar auf Basis dieser Anweisungen in der Lage, die Arbeit zu erledigen? 

Tipp 2: Sehen Sie KI nicht als Ersatz, sondern als Hilfswerkzeug für Ihre juristische Arbeit

Frei zugängliche generative KI wie ChatGPT ersetzt weder juristische Recherche-Plattformen noch den geschulten Blick eines erfahrenen Anwalts. Sie eignet sich nicht als Rechtskommentar und auch nicht als stellvertretender Rechtsberater. 

ChatGPT ist jedoch ein hilfreicher Assistent, wenn es darum geht,

• erste Rohfassungen juristischer Dokumente zu erstellen, 
• Inhalte zu strukturieren, 
• die Essenz von umfassenden Texten herauszuarbeiten, 
• Argumentationsketten aufzubauen und zu prüfen, 
• selbst erstellte Texte auf Stringenz zu checken, 
• Juristendeutsch in verständliche Mandantenschreiben zu übersetzen. 

Tipp 3: Niemals ohne Gegencheck 

ChatGPT liefert in 99,9 % der Fälle Antworten auf Ihre Fragen. Ein „Das weiß ich nicht“ ist äußerst selten. Was leider häufiger passiert: Dass die KI falsch liegt, halluziniert, wie Experten es nennen. Lassen Sie sich nicht blenden von plausibel wirkenden Ergebnissen. Übernehmen Sie Formulierungen oder gar rechtliche Erörterungen nicht, ohne die Fundstellen zu prüfen und sich auf Ihren juristischen Sachverstand und Ihre Erfahrung zu verlassen. 

Beherzigen Sie die Grundregel: KI kann immer nur so gut sein, wie der Experte, der sie nutzt. 

Tipp 4: Für KI-Risiken sensibilisieren statt KI ignorieren   

Kostenlos nutzbare Tools wie ChatGPT, Gemini, Claude Co-Work & Co. sind immer nur einen Mausklick entfernt. Die Verlockung, die mächtigen KI-Tools mal schnell zur Informationsrecherche oder zur Erstellung eines Schriftsatzes einzusetzen, ist dementsprechend hoch. Eine aktuelle Studie des TÜV Verbands vom November 2025 bestätigt dies. Sie zeigt, dass jeder Zweite in Deutschland KI mittlerweile mehrmals pro Woche nutzt, ein Drittel der Befragten für berufliche Zwecke (vgl. PowerPoint-Präsentation). 

Dem hinterher hinkt das Wissen um die Risiken der KI. Fatal, denn der größte Risikofaktor für Verstöße gegen das Berufsrecht, die Geheimhaltungspflicht und den Datenschutz ist nicht die KI selbst, sondern der Mensch, der sie einsetzt. So werden Daten, die in frei nutzbare generative KI eingegeben werden, dauerhaft zum Training für die Large Language Modelle verwendet. Eine Haftungsfalle, vor allem für Kanzleien, die tagtäglich mit sensiblen Mandantendaten umgehen. 

Sorgen Sie daher für klare Richtlinien zur Nutzung von ChatGPT und Co. in Ihrer Kanzlei. Alle Mitarbeiter, auch Aushilfskräfte, Partner und Referendare, sollten exakt wissen, ob sie bestimmte frei verfügbare KI-Tools anwenden dürfen und welche Regeln sie bei deren Nutzung berücksichtigen müssen. 

Regelbeispiele (nicht abschließend): 

• Alle aktenbezogenen Texte, wie zum Beispiel Fallbeschreibungen, Schriftsätze und Gerichtsentscheidungen, müssen stets anonymisiert werden. Es dürfen keine Namen, Adressen, Aktenzeichen und andere Daten enthalten sein, die auf eine Person, ein Unternehmen, ein Verfahren oder Verfahrensbeteiligte schließen lassen. 
• Geben Sie keine sensiblen, nicht veröffentlichten Zahlen ein, wie zum Beispiel Unternehmenskennzahlen oder Honorare. 
• Ergebnisse der KI dürfen niemals ungeprüft weitergegeben werden. Bevor sie die Kanzlei verlassen, muss ein dokumentierter Check durch den verantwortlichen Mitarbeiter erfolgt sein. 

Tipp 5: Präzise Anleitung erhöht Effizienz bei der Arbeit mit KI 

ChatGPT und andere Large Language Modelle sind scheinbar kinderleicht zu nutzen. Doch um in effizienter Weise verwertbare Ergebnisse zu erzielen, sind profunde Anwenderkenntnisse erforderlich. Viele Unternehmen und Kanzleien verfahren hier noch nach dem Learning-by-doing-Prinzip. Besser sind folgende Strategien.  

• Organisieren Sie regelmäßige Schulungen: Mit einer einmaligen kurzen Einführung in den Kosmos der generativen KI ist es nicht getan. Schulungsangebote, die sich neben Prompt Engineering unter anderem auch mit dem DSGVO-konformen Umgang mit den Tools befassen, gibt es mittlerweile von auf Kanzleien spezialisierten Anbietern, und zwar für alle Berufsgruppen, also sowohl für Rechtsanwaltsfachangestellte als auch für Rechtsanwälte und Notare. 
• Best-Practices-Datenbank: Sammeln Sie Ihr kanzleiinternes Best-of an Prompts in einem für alle zugänglichen Ordner Ihrer Kanzleisoftware. Das sichert Qualitätsstandards, beugt Anfängerfehlern vor und hilft dabei, die Befehle iterativ weiterzuentwickeln. 
• Pool an anonymisierten Schriftsätzen: Legen Sie in Ihrer Kanzleisoftware einen Fundus an Schriftsätzen an, die Mitarbeiter ihren Prompts als Beispiel-Vorlagen beifügen können. 
• Profitieren Sie vom Know-how der jüngeren Mitarbeiter: Die meisten unter 30-Jährigen haben bereits in der Ausbildung, im Studium und Referendariat mit KI gearbeitet. Nutzen Sie diese Erfahrung ganz bewusst in Ihrer Kanzlei. Hier können Ältere von Jüngeren lernen. 

FAQ zum Einsatz von ChatGPT im Recht 

Welche KI eignet sich für Rechtsanwälte und Kanzleien?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Es gibt diverse KI-Tools speziell für Juristen, sogenannte Legal AI-Anwendungen, sowie Anwendungen wie ChatGP, die sich an verschiedene Zielgruppen richten. Grundsätzlich lässt sich jedoch feststellen: Je spezieller ein Tool auf den Bedarf von Anwälten zugeschnitten ist, desto sicherer und effizienter lässt es sich im Kanzleialltag nutzen. 

Welches KI-Tool arbeitet fehlerfrei? 

Auch das beste KI-Tool, das mit erstklassigen, aktuellen Daten trainiert ist, ist derzeit noch nicht unfehlbar. Umso wichtiger ist die Überprüfung der Ergebnisse durch einen menschlichen Experten. 

Welche KI ist sicher? 

Kostenlose KI-Tools wie ChatGPT von OpenAI, Gemini, der Chatbot von Google, oder Claude Co-Work nutzen eingegebene Daten zu Trainingszwecken, unabhängig davon, ob sie datenschutzrechtlich relevant sind oder nicht. Auch die Bezahl-Versionen der Chatbots sind kein Garant für Datenschutz nach deutschem Standard. DSGVO-Konformität garantieren nur wenige Legal-Tech-Anbieter mit Server-Standorten in der EU. Erkundigen Sie sich daher vor der Nutzung, welche Datenschutzvorkehrungen der Anbieter getroffen hat.

Kann KI Juristen ersetzen? 

KI-Tools sind effiziente Hilfsmittel, nie aber der Ersatz für Juristen. Um bestmögliche Ergebnisse mit ChatGPT und Co. für Mandanten zu erzielen, sind exzellentes Prompt Engineering und Gegenchecks von juristisch Kundigen erforderlich. 

Ein perfektes Team: Kanzleisoftware und ChatGPT für Juristen 

Kanzleisoftware und KI-Tools haben eines gemein: Sie sparen Kanzleien und Rechtsanwälten viel Zeit bei der Erledigung von Aufgaben. Kanzleisoftware bringt mehr Effizienz in das Akten- und Dokumentenmanagement, in die Abrechnung nach RVG und in die Fristen- und Terminverwaltung. Large Language Modelle wie ChatGPT sind mächtige Textassistenten für Juristen, die in Sekundenschnelle Schriftsätze entwerfen, Verträge prüfen, Textanalysen und Zusammenfassungen liefern. 

Besondere Synergieeffekte in der Kanzlei entstehen, wenn mit KI erzeugte Schriftsätze als Best-Practice-Beispiele in der Kanzleisoftware abgelegt werden und dort dann via Mausklick für andere Kollegen zur Verfügung stehen. 

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