Kanzleigründung: Risiken minimieren – Kosten sparen

Mit den formalen Gründungsvoraussetzungen ist es nicht getan

Eine Variante, den Schritt in die unternehmerische Verantwortung zu wagen, ist es, als Partner in eine bestehende Kanzlei einzusteigen. Kommt dieser Weg aus finanziellen Gründen oder aus Mangel an Gelegenheiten nicht infrage, rückt die Gründung einer eigenen Kanzlei in den Fokus.

Formal gesehen genügen dafür die bestandene Assessorprüfung und eine Zulassung von der Anwaltskammer Doch diese Mindestvoraussetzungen sind natürlich nicht ausreichend, damit das Projekt „eigene Kanzlei“ ein Erfolg wird.

In Deutschland gibt es bereits über 41.000 Kanzleien. Hinzu kommen immer mehr innovative Rechtsberatungsservices im Internet. Angesichts einer solchen Konkurrenz will das Vorhaben, sich als Anwalt oder Anwältin selbstständig zu machen, gut durchdacht, solide finanziert und en Detail geplant sein.

Kanzleigründer benötigen Anfangskapital, eine gute Portion wirtschaftliches Know-how, ein gewisses Maß an Kreativität bei der Positionierung und Mandantenakquise, einen Business-Plan und Durchhaltevermögen. Auch Praxiserfahrungen aus einer Tätigkeit als angestellter Anwalt oder Syndikusanwältin sind von großem Vorteil.

Der Businessplan: unverzichtbar für Kanzleigründer

Am Beginn eines jeden Kanzleigründungsvorhabens sollte ein Businessplan stehen. Er dient zum einen dazu, Finanzierungsinstitute, private Geldgeber und Behörden vom Vorhaben zu überzeugen. Unverzichtbar ist er aber auch für die Gründer selbst, um Klarheit über die Ziele, die Ausrichtung und die Finanzierbarkeit ihrer Kanzlei zu erlangen.

Ein guter Businessplan für Kanzleien ist in der Regel für drei Jahre konzipiert und liefert Antworten auf folgende Fragen:

Was zeichnet die Kanzleigründer aus?

Welche Fähigkeiten und Erfahrungen können die künftigen Kanzleiinhaber vorweisen? Hier sind zum Beispiel Spezialisierungen, besondere Fähigkeiten und bereits vorhandene berufliche Praxis aufzuführen.

Welche Rechtsform ist vorgesehen?

Ob vollumfänglich haftender Einzelanwalt oder Gesellschafter einer GbR, Partner in einer PartG wahlweise mit oder ohne beschränkte Berufshaftung oder Gesellschafter einer Rechtsanwalts-GmbH oder gar AG – wer sich als Anwalt oder Anwältin alleine selbstständig machen oder mit anderen Anwälten zusammenschließen möchte, hat viele Optionen bei der Rechtsformwahl. Welche davon jeweils die geeignete ist, findet man am besten gemeinsam mit einem auf das Gesellschaftsrecht spezialisierten Kollegen heraus, der die Rechtslage mit mehr Abstand und vielleicht auch mehr Expertise prüfen kann. Ratsam ist des Weiteren die Zuziehung eines Steuerberaters bzw. eines Notars, um auch aus steuer- und erbrechtlicher Perspektive die günstigsten Regelungsvarianten für die Kanzleigründung zu finden.

Wie soll sich die Kanzlei im Rechtsberatungsmarkt positionieren?

Die Basis für die eigene Positionierung ist stets eine Konkurrenzanalyse: Mit welchen Mitbewerbern haben Sie es zu tun bei der Mandantenakquise? Und mit welchen Botschaften grenzen Sie sich von diesen so ab, dass sich potenzielle Klienten für Sie entscheiden? Planen Sie, vor allem Laufkundschaft zu adressieren, sollten Sie sich das nähere Umfeld am Kanzleisitz Ihrer Wahl anschauen: Wie viele Anwälte mit der gleichen Ausrichtung gibt es dort? Wer überregional tätig werden will, muss seine Konkurrenzanalyse weiter fassen und eventuell auch Rechtsberatungsservices miteinbeziehen, die von Online-Portalen zur Durchsetzung von Ansprüchen angeboten werden.

Welche Art von Mandantschaft soll akquiriert werden?

Ob mittelständische Unternehmen aus der Tech-Branche, Family-Offices oder Privatpersonen – für welche Mandantengruppen sind Sie aufgrund Ihrer Vorerfahrung, Ihrer Talente oder Ihrer Schwerpunkte exakt der richtige Rechtsberater? Je genauer Sie festlegen, welche Zielgruppen Sie ansprechen wollen, desto exakter können diese bei der Mandantenakquise mit Marketing-Maßnahmen adressiert werden.

Wie gestalten Sie die Personalplanung?

Wie viele Mitarbeitende wie zum Beispiel Rechtsanwaltsfachangestellte planen Sie einzustellen? Sollen Ausbildungsverhältnisse begründet werden? Welche Konditionen sollen jeweils gelten?

Welche Strategien zur Mandantenakquise haben Sie sich überlegt?

Vielleicht haben Sie bereits ein großes Kollegen-Netzwerk, in dem man sich Mandate zuspielt, oder Kontakte zu einem Unternehmen, von dem regelmäßig Mandatierungen zu erwarten sind. Welche Marketing-Maßnahmen sind darüber hinaus geplant, um Mandantschaft zu gewinnen? Mit welchen Botschaften sollen Rechtsuchenden die beabsichtigte Positionierung und der Mehrwert der Kanzlei vermittelt werden? Welche Kanäle werden hierfür gewählt? Neben der Website und regelmäßigen LinkedIn-Posts können das zum Beispiel auch klassische Offline-Channels wie die Print-Anzeige in der Tageszeitung und auch der Vortrag im XY-Verband zur XY-Reform oder eine Artikelserie im Verbrauchermagazin ABC sein. Zielführend kann ebenso die Mandantenakquise über Online-Anwaltsverzeichnisse oder die Zusammenarbeit mit Rechtschutzversicherungen sein (mehr zur Marketing-Strategie für Rechtsanwälte erfahren Sie im Artikel Kanzleimarketing: 7 Strategien für Kanzleien mit kleinem Marketing-Budget).

Wie sieht Ihre Investitions-, Finanz- und Liquiditätsplanung aus?

Welche Kosten fallen für die Gründung der Kanzlei und im laufenden Kanzleibetrieb an? Wie sollen diese Ausgaben finanziert werden? Wie stellen Sie, vor allem in der Anfangsphase, die Zahlungsfähigkeit sicher? Welche Einnahmen sind realistisch zu erzielen? Mit welchen Steigerungsraten ist zu rechnen? Je genauer Sie Ihre voraussichtlichen Einnahmen, Kosten und Ausgaben in den nächsten zwei Jahren beziffern können, desto sicherer kommen Sie durch die Gründungsphase. Planen Sie in jedem Fall finanzielle Puffer für Unvorhergesehenes ein.

Die Kalkulation: Wie viel kostet eine eigene Kanzlei?

Wer eine Kanzlei gründet, sollte möglichst genau wissen, welche Kosten auf ihn zukommen. Erstellen Sie eine exakte Kalkulation, in der Sie den einmaligen Gründungsaufwand, die laufenden monatlichen Kosten und realistische Einnahmen aufführen.

Wer für seine Kanzleigründung auf die Finanzierung durch ein Kreditinstitut angewiesen ist oder bei der zuständigen Behörde einen Gründungszuschuss beantragt, muss ein solches Zahlenkonvolut ohnehin im Rahmen eines auf drei Jahre angelegten Businessplans vorweisen können.

Rechnen sollten Sie in Ihrer Kalkulation mit folgenden Posten.

Laufende Kosten

• Beiträge zur Berufshaftpflichtversicherung: Je nach Deckungssumme müssen Anwälte hier pro Monat zwischen 20 und 150 Euro einkalkulieren. Viele Versicherungsgesellschaften oder -makler bieten Online-Rechner, mit denen Sie die Monatsbeiträge – basierend auf dem Versicherungsumfang – exakt ausrechnen können. 
• Beitrag zur Rechtsanwaltskammer: Je nach Rechtsanwaltskammer werden pro Jahr um die 300 Euro an Kammerbeiträgen fällig. In dieser Gebühr ist die Umlage für das beA in der Regel inkludiert. Als Junganwalt können Sie sich bei einigen Anwaltskammern in den ersten Jahren von der Beitragszahlung befreien lassen, wenn Sie noch keine Gewinne erzielen. Hierfür ist ein Antrag erforderlich. Formulare dafür gibt es bei der für Sie zuständigen Kammer. 
• Beitrag zum regionalen Versorgungswerk: Ab der Zulassung als Rechtsanwalt oder Rechtsanwältin sind Sie verpflichtet, Beiträge zum Versorgungswerk zu leisten. Die Kosten dafür variieren je nach Einkommen. Für Berufsanfängerinnen gibt es – abhängig vom Versorgungswerk – unterschiedliche Zahlungserleichterungen. 
• Beiträge für Versicherungen: Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge fallen monatlich an und sind einkommensabhängig gestaffelt. Hier lohnt ein Vergleich der Versicherungsgesellschaften. Wer sich zusätzlich für Tage der krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit absichern möchte, muss die Kosten für eine Krankentagegeldversicherung einkalkulieren. Wer eigene Büroräume vorhält und Mitarbeiter beschäftigt, sollte eine Bürohaftpflichtversicherung abschließen, die zum Beispiel greift, wenn ein Mandant im Büro ausrutscht und zu Schaden kommt.   
• Kosten für die Buchhaltung und Steuerberatung
• Lizenzgebühren und Kosten für beA-Karten, Kanzleisoftware und andere LegalTech-Lösungen: Die Software sollte zu Ihnen und Ihrer Ausrichtung passen. Testen Sie die unterschiedlichen digitalen Lösungen ausführlich. Kundenorientierte Anbieter machen stets eine kostenlose Testphase möglich und beraten Sie ausführlich zu vorhandenen Optionen. 
• Miete für Büroräume inklusive der voraussichtlichen Nebenkosten: Achten Sie beim Abschluss von Gewerberaummietverträgen darauf, dass Sie sich frühzeitig aus dem Mietverhältnis lösen können. Gerade in den Anfangsjahren können Büroräume schnell zu klein werden und einen Umzug erforderlich machen. 
• Abos für Fachliteratur 
• Personalkosten: Als Arbeitgeber zahlen Sie nicht nur den vereinbarten Monatslohn, sondern auch die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. 

Einmalige Kosten

• Kosten für die Zulassung als Rechtsanwalt: Die Rechtsanwaltskammern erheben für die Zulassung eine einmalige Gebühr, die je nach OLG-Bezirk bis zu 800 Euro betragen kann. 
• Kaution für Büroräume: Sie bekommen die Kaution zwar am Ende des Mietverhältnisses plus Zinsen zurückerstattet, müssen Sie bei Abschluss des Mietvertrags jedoch trotzdem aufbringen können. 
• Kosten für die Renovierung oder Anpassung der Büroräume
• Maklerprovision: In der Regel entspricht sie im Gewerberaummietrecht drei Monatsmieten. 
• Kosten für die Büroausstattung, so z. B. für den Server, die PCs, Handys, eine Telefonanlage, Drucker, Fotokopierer und Scanner, 
• Fortbildungskosten: Seit 2022 besteht für alle erstmals neu zugelassenen Rechtsanwälte die Verpflichtung, innerhalb des ersten Jahres nach der Zulassung Kenntnisse im Berufsrecht von insgesamt mindestens 10 Zeitstunden nachzuweisen (§ 43f BRAO i.V.m. § 5a BORA). Auch hierfür sind Kosten einzukalkulieren, ebenso für Fortbildungen, die für Fachanwälte zwingend sind.  
• Fahrtkosten von der und zur Kanzlei
• Kosten für die Erstellung, das Hosting und die Pflege der Website: Mittlerweile gibt es zwar Baukastensysteme, die Ihnen die Selbsterstellung Ihrer Website möglich machen. Da Ihre Website jedoch Ihre Visitenkarte im Netz ist und SEO-optimiert sein sollte, lohnt es sich, Experten damit zu beauftragen. Die Kosten für die Erstellung Website betragen je nach Umfang, Design und Funktionalität ca. 4.000 bis 8.000 Euro. Zudem fallen Monatsbeiträge für das Hosting der Website an. 
• Marketing-Kosten: Fotos und Grafiken von Profis für Anzeigen und die Website können mit mehreren hundert Euro zu Buche schlagen. Ebenso die Schaltung von Inseraten und Tageszeitungen oder von GoogleAds zur Mandantengewinnung. 
• Corporate Identity: Trotz Digitalisierung sind Briefbögen mit Logo und einem einheitlich gestalteten Briefkopf immer noch unverzichtbar, um Wiedererkennungswert für Ihre Kanzlei zu schaffen, so z. B. für via beA ans Gericht und an die gegnerische Seite versendete Dokumente. Auch Print-Visitenkarten können sich lohnen, vor allem beim Netzwerken. All dies ist nicht billig, vor allem dann nicht, wenn Sie auf hochwertige Ausführung Wert legen. 
• Finanzierungskosten: Wer die Gründung fremdfinanziert, muss Zinsen, Kapitalbereitstellungskosten und eventuell weitere anfallende Kredit-Gebühren in seine Kalkulation mitaufnehmen. 

Kosten sparen bei der Kanzleigründung: 8 Tipps

1) Gemeinsam statt einsam: Bürogemeinschaften, Partnergesellschaften & Co.

Warum nicht gemeinsam mit anderen Anwälten gründen oder zumindest die Büroräume teilen? Wer sich mit ehemaligen Kommilitonen oder Ex-Kollegen zusammenschließt, teilt sich nicht nur die Miete, sondern – je nach Rechtsform – vielleicht auch die Notar-, Büroausstattungs-, Steuerberatungs- und Personalkosten.

2) Wohnzimmer-Kanzlei statt Büroraum

Die nach der Zulassung geltende Kanzleipflicht erfüllen Sie auch mit einer Kanzlei in Ihrem Zuhause – eine Variante, die besonders für Einzelgründer mit wenig Anfangskapital oft alternativlos ist. Ein Schild an der Tür und ein abgetrennter Raum in der Privatwohnung reichen aus – vorausgesetzt, Ihre Kanzlei ist auf den üblichen Kommunikationswegen, so zum Beispiel per Telefon oder Mail, erreichbar.

3) Meist günstiger: Digital-Abos

Ein gut gefülltes Regal mit juristischen Fachzeitschriften und Büchern kann die Mandantschaft zwar durchaus beeindrucken, ist aber über die Jahre hinweg ein Kostenfresser. Das Abo für den Zugang zu Online-Datenbanken ist wesentlich preiswerter und praktischer, da Aktualisierungen von den Anbietern automatisch aufgespielt werden. Preislich vorteilhafte Lizenzmodelle, die Kanzleisoftware mit dem Zugang zu umfangreichen Mustertext- und Rechtsprechungsdatenbanken kombinieren, bieten einige wenige Kanzleisoftware-Anbieter für ihre Kunden. 
(Hier finden Sie eine digitale Fachbibliothek für die anwaltliche Praxis: Deutsches Anwalt Office Premium: Datenbank)

4) Finanzielle Stellschrauben bei Kanzleisoftware und Legal Tech Lösungen

Nachhaltig günstig aufgestellt sind Sie mit einer Kanzleisoftware, die mit Ihren Ansprüchen und denen Ihrer Mandantschaft mitwächst. Achten Sie bei der Auswahl Ihrer digitalen Grundausstattung zur Akten- und Mandatsverwaltung daher zum Beispiel darauf, dass die Kanzleisoftware eine Vernetzung mit anderen digitalen Lösungen zulässt. Ebenso gut für das Portemonnaie sind flexible Lizenzmodelle, bei denen Sie nur für die Arbeitsplätze zahlen, die Sie auch wirklich nutzen.

5) Weniger zahlen für Hardware und Wartung mit Cloud-Software

Kostenbewusste sollten über Kanzleisoftware als Cloud-Lösung nachdenken. Werden Daten und die IT selbst in einer Cloud gehostet, entfallen sowohl die Kosten für die Anschaffung eigener Server als auch deren Wartung durch IT-Profis. All dies übernimmt der Hosting-Provider bzw. der Lösungsanbieter, genauso wie das Aufspielen von Updates.

6) Geringerer Personalbedarf dank effizienter digitaler Prozesse

Digitale Mandatsannahme via Chatbot oder Portallösung, Kanzleisoftware mit automatisierter Abrechnung und Übergabe an die Buchhaltungssoftware, Kalendersynchronisation und vollintegriertem beA – Prozesse wie diese sparen eine Menge Zeit und damit auch Personal. Die Gründung einer Kanzlei ist der ideale Zeitpunkt, um effiziente und vernetzte digitale Workflows aufzusetzen und sie Schritt für Schritt zu optimieren. Je intensiver Sie selbst daran beteiligt sind, desto besser können Sie später eingestelltes Personal unterweisen.

7) Kreatives Content Marketing statt teurer Werbeanzeigen

Warum viel Geld für Print-Anzeigen in der Tageszeitung ausgeben? Mit informativen Inhalten wie Rechtstipps in Sozialen Medien wie Linkedin, XING, Instagram und YouTube wecken Sie kostenlos nicht nur die Aufmerksamkeit potenzieller Mandantschaft, sondern auch von ReFas und Anwälten, die auf der Suche nach einem neuen Arbeitgeber sind.

8) Förderprogramme und Zuschüsse als Anschubfinanzierung

Der Bund und die Länder haben einige wenige Finanzierungs- und Förderprogramme aufgelegt, die auch von Kanzleigründern in Anspruch genommen werden können. Einige Bundesländer fördern zum Beispiel die Digitalisierung mit Zuschüssen, die zur Anschaffung von Kanzleisoftware und anderen LegalTech-Lösungen einsetzbar sind.
Auch können Rechtsanwälte zur Gründung ihrer Kanzlei einen Kredit der KfW-Mittelstandsbank über ihre Hausbank beantragen. Er weist meist günstigere Zinskonditionen, eine tilgungsfreie Startphase und längere Laufzeiten auf als Kredite von Finanzierungsinstituten.

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