7 Gründe, warum Anwaltssozietäten auf digitale Tools setzen sollten
Ein perfektes Team: Rechtsanwaltssozietät und Kanzleisoftware
Anwaltssozietäten profitieren besonders von der Digitalisierung ihrer Kanzleiabläufe. Kanzleisoftware kann das umfassende Haftungsrisiko der Gesellschafter minimieren und mehr Effizienz und Transparenz in die Zusammenarbeit von Rechtsanwälten und ihren Mitarbeitenden bringen.
Die Anwaltssozietät: Gesellschaft mit unbeschränktem Risiko?
Die Anwaltssozietät ist nach wie vor das beliebteste Konstrukt für die gemeinschaftliche Berufsausübung von Rechtsanwälten. Ein Grund für ihre Popularität ist sicherlich die ihr zugrundeliegende Rechtsform. Als Gesellschaft bürgerlichen Rechts lässt sich die Sozietät – anders als die Partnerschaftsgesellschaft oder die Rechtsanwalts-GmbH – unbürokratisch gründen, verwalten und führen.
Sie birgt aber auch Risiken: Ein gravierender Nachteil ist die gemeinsame Haftung der Sozien. Immer wieder wurde vom BGH in diversen Urteilen bestätigt: Als Gesellschafter der GbR haften auch Rechtsanwälte in einer Anwaltssozietät persönlich, unmittelbar und unbeschränkt für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft und auch für Pflichtverletzungen anderer Sozien, ohne dass sie ihre Haftung ausschließen können. Auch Ex-Gesellschafter der Sozietät müssen bis zu 5 Jahre nach ihrem Ausscheiden für bis dahin fällige Verbindlichkeiten einstehen. Seit 1. Januar 2024 gilt zwar eine Begrenzung dieser Nachhaftung. Sie bezieht sich jedoch nur auf Schadenersatzforderungen: Der Ausgeschiedene haftet nur aus Pflicht- oder Vertragsverletzungen, die vor seinem Ausscheiden eingetreten sind (§ 728b Satz 2 BGB neue Fassung).
Wie Anwaltssozietäten Risiken minimieren und gleichzeitig ihre Effizienz steigern
Umso wichtiger ist es, Vorkehrungen zu treffen, um Haftungsrisiken für die Gesellschafter der Anwaltssozietät auszuschließen oder zumindest weitgehend zu minimieren. Einen wichtigen Grundstein dafür legt Kanzleisoftware, mit der sich haftungsrelevante Abläufe einheitlich strukturieren und nachvollziehbar sowie fehlerresistent aufsetzen lassen.
Darüber hinaus bietet Kanzleisoftware noch weitere wesentliche Vorteile für eine Anwaltssozietät: Die Zusammenarbeit zwischen Rechtsanwälten und Mitarbeitenden lässt sich damit wesentlich effizienter gestalten. Die strukturierten digitalen Workflows wirken Missverständnissen in der Kommunikation entgegen und sorgen für mehr Transparenz.
Die 7 Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung in Anwaltssozietäten
1) Haftungsträchtigen Fehlern vorbeugen: Wegen eines Zustellungsfehlers im beA wird die Frist zur Berufseinlegung versäumt, aufgrund eines Missverständnisses zwischen zwei Anwälten bleibt ein prozessrelevantes Dokument unbearbeitet – haftungsträchtige Fehler wie diese passieren immer wieder. Wer auf Kanzleisoftware setzt, kann vielen davon vorbeugen. In durchdachte Systeme sind automatische Eingabe-, Fehler- und Fristenkontrollen integriert. Zudem lässt sich mit klar strukturierten, dokumentierbaren digitalen Abläufen ein Organisationsverschulden leichter entkräften.
2) Sicherere und schnellere Kollisionsprüfung: Nach § 43a Abs. 4 BRAO neue Fassung erstreckt sich die Vorbefassung eines Rechtsanwalts auf sämtliche Kollegen, die ihren Beruf gemeinschaftlich mit ihm ausüben. Verlässliche Kollisionsprüfungen sind daher besonders in einer Anwaltssozietät unverzichtbar. Eine in die Kanzleisoftware integrierte automatische Kollisionsprüfung, bei der alle Mandantendaten intern auf Kollisionen abgeglichen werden, ist nicht nur wesentlich sicherer als eine analoge Prüfung durch Mitarbeitende, sondern auch zeitsparender. Die Software führt sie sekundenschnell bei der Aktenneuanlage durch. Mittlerweile gibt es Tools zur Online-Mandatsannahme, mit denen sich eine Kollision bereits im Erstkontakt zu Mandanten erkennen lässt. Sie können über Schnittstellen nahtlos in die Kanzleisoftware integriert werden, vorausgesetzt, diese ist vernetzungsfähig.
3) Besserer Schutz von Daten: Gute Kanzleisoftware verfügt über eine dezidierte Rechteverwaltung. Individuell pro Mitarbeitenden und Rechtsanwalt einstellbare Zugriffs- und Bearbeitungsrechte sorgen dafür, dass nur die jeweils Befugten Akten- und personenbezogene Daten einsehen und bearbeiten können. So wird zum Beispiel Verstößen gegen die Datenschutz-Grundverordnung wirksam vorgebeugt.
4) Mehr Effizienz in der Zusammenarbeit: In Sozietäten sind meist mehrere Personen mit der Bearbeitung einer Akte befasst. Je klarer die Workflows organisiert sind, desto eher lassen sich Missverständnisse in der Kommunikation und Reibungsverluste bei der Zusammenarbeit vermeiden. Auch hierbei unterstützt Kanzleisoftware, die allen Beteiligten bereits programmbedingt eine optimal strukturierte Arbeitsweise und die Zuweisung von Zuständigkeiten für den nächsten Arbeitsschritt vorgibt, so zum Beispiel bei der Versendung von Dokumenten über ein in die Software integriertes beA. Ergänzend bieten sich Kommunikations- und Kollaborationstools an, über die sich die Sozien und Rechtsanwaltsfachangestellten online sicher untereinander oder mit Mandaten austauschen können, so zum Beispiel bei schnellen Rückfragen oder bei der gemeinsamen Bearbeitung von Verträgen oder anderen rechtlich relevanten Dokumenten.
5) Mehr Übersicht und Transparenz für alle Beteiligten: Ein Sozius fällt krankheitsbedingt für ein paar Wochen aus, eine ReNo kündigt fristlos – gut, wenn die Rechtsanwaltssozietät trotzdem handlungsfähig bleibt. Das funktioniert am besten, wenn alle Akten, Dokumente, Aufgaben, Termine, Fristen und Wiedervorlagen einheitlich in der Kanzleisoftware zusammenlaufen. Flankierend bietet sich ein Sozietäts-Wiki an, das mit der Kanzleisoftware vernetzt ist. Teilen die Anwälte und Rechtsanwaltsfachangestellten in einer solchen Wissensdatenbank ihr Know-how und ihre Praxiserfahrungen, dann gehen sowohl das Onboarding neuer Mitarbeitender als auch die Vertretung abwesender Kollegen schneller. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass jeder in der Anwaltssozietät bereit ist, sein Wissen in einer solchen Datenbank zu teilen.
6) Mehr Zeit für abrechenbare Tätigkeiten: Lästige Routinen, mühsame Doppeleingaben, umständliches Einscannen und Ausdrucken von Dokumenten – im Arbeitsalltag von Kanzleien gibt es viele zeitfressende Aufgaben, die nicht in Rechnung gestellt werden können. Auch hier bieten Kanzleisoftware und mit ihr vernetzte Tools effiziente Lösungen. Ein Beispiel: Mandanten geben über ein Online-Tool ihre Daten selbst ein. Diese werden nach einem kurzen Check direkt in die Kanzleisoftware übernommen. Basierend auf diesen Daten werden Mandantenschreiben, Mahnbescheide und Rechnungen automatisiert erstellt.
7) Attraktiver werden als Arbeitgeber: Auch Anwaltssozietäten bekommen den Fachkräftemangel mittlerweile zu spüren. Wer im Rennen um die raren Rechtsanwaltsfachangestellten die Nase vorn haben möchte, muss sich als attraktiver Arbeitgeber präsentieren können. Umfragen bestätigen: Vor allem junge Fachkräfte schätzen Arbeitgeber, die Flexibilität und einen modernen Arbeitsplatz bieten. Für beides sorgt Kanzleisoftware in der Cloud. Mit Cloud-basierten Lösungen haben Mitarbeitende jederzeit und von jedem Ort Echtzeit-Zugriff auf die benötigten Daten, auch vom Homeoffice aus.