Haufe Advolux & das Anwaltspostfach beA – eine perfekte Kombination
Mit Haufe Advolux machen Sie eine Kür aus der seit 1.1.2022 geltenden aktiven Nutzungspflicht für das besondere elektronische Anwaltspostfach.
Mit dem zu 100 Prozent in Haufe Advolux integrierten beA sind Rechtsanwälte und Rechtsabteilungen sowohl technisch und rechtlich auf der sicheren Seite. Darüber hinaus sparen sie Zeit und Aufwand bei der Kommunikation mit Gerichten, Anwaltskollegen und Behörden – dank effizienter und einfacher Anmelde-, Signatur- und Bearbeitungsprozesse.
Das beA: eine technische und organisatorische Herausforderung für Kanzleien
Seitdem die aktive Nutzungspflicht des beA in Deutschland besteht, hat die Bundesrechtsanwaltskammer die Anforderungen an die Vorhaltung des elektronischen Anwaltspostfachs immer wieder neu definiert. Auch die Gerichte, vor allem der Bundesgerichtshof, setzen strenge Maßstäbe an die Kommunikation von Rechtsanwälten über das beA.
Um Verstöße gegen die Formerfordernisse in § 130a ZPO und § 126 Abs. 3, 126a BGB und daraus resultierende Nachteile, wie zum Beispiel die Verfristung von Rechtsmitteln, zu vermeiden, sind zahlreiche Vorgaben für das beA zu beachten, sowohl in rechtlicher als auch in organisatorischer und technischer Hinsicht.
Die sichere und effiziente Lösung: Vollintegration des beA in Haufe Advolux
Mit dem zu 100 Prozent in Haufe Advolux integrierten besonderen elektronischen Anwaltspostfach profitieren Sie in vielerlei Hinsicht.
Alles zentral an einem Ort: All Ihre Schreiben – auch diejenigen, die Sie über das beA empfangen oder senden – sind übersichtlich geordnet in zentralen Haufe Advolux Posteingangs- und Postausgangsordnern gespeichert – inklusive Such- und Sortierfunktion. Der aufwendige Wechsel zwischen unterschiedlichen Anwendungen entfällt.
Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse: Schreiben mit den Daten aus der elektronischen Akte erstellen und direkt aus Haufe Advolux via beA ans Gericht senden, mehrere Schriftsätze auf einmal signieren, bequem mehrere Anlagen einem Schreiben hinzufügen, Nachrichten vom Gericht empfangen und mittels Import-Assistent ganz einfach der richtigen Akte zuweisen – all das macht die Vollintegration des beA in Haufe Advolux möglich.
Einfaches Handling von Zugriffsrechten: Managen Sie Zugriffsrechte auf die Postfächer der Verantwortlichen zentral und Datenschutz konform von einem Ort aus – direkt in Haufe Advolux.
Weniger Verwaltungsaufwand: Ihre Mitarbeitenden können ohne zusätzliche beA-Mitarbeiter-Karten auf das beA zugreifen. Ein Kartenleser wird nur für Arbeitsplätze benötigt, an denen elektronisch signiert wird. Ständiges Eingeben der beA-PIN? Mit Haufe Advolux nicht mehr nötig.
Klare Abläufe schaffen Sicherheit: Mit digital definierten Standardprozessen beugen Sie Fehlern und Missverständnissen bei der Signierung und dem Versand von Schreiben vor.
Technisch stets up to date: Schnittstellenrelevante Updates? Neue technische Vorgaben der BRAK? Ein aktuelles Urteil zur Konkretisierung der Formvorschriften im elektronischen Rechtsverkehr? Unsere Entwicklung kümmert sich rechtzeitig um die notwendige Aktualisierung in Haufe Advolux.
Maximaler Schutz sensibler Daten: Zahlreiche Sicherheitsvorkehrungen und -konzepte sorgen dafür, dass Ihre beA-Kommunikation geschützt und Datenschutz-konform vonstatten geht.
Aktuelle Rechtsprechung zum Anwaltspostfach beA
Wer mit dem beA arbeitet, muss im Detail dazu geschult und angewiesen sein.
Seit 2018 gilt die passive Nutzungspflicht für das beA, seit 2022 die aktive. Und trotzdem fehlt es bisweilen noch am routinierten Umgang mit dem elektronischen Anwaltspostfach.
Mitarbeitende wie auch Anwält:innen selbst sollten unter anderem zu folgenden Aspekten geschult sein (BGH, Beschluss v. 10.1.2023, VIII ZB 41/22):
Wie werden Dokumente nebst Anhängen sicher und korrekt zuordbar an die zuständigen Adressaten übermittelt?
Was ist der Unterschied zwischen einer Eingangsbestätigung und einem Übermittlungsprotokoll?
Wo ist die Eingangsbestätigung zu finden und welchen Inhalt muss sie haben?
Immer mehr Gerichte beziehen digitale Kompetenz ganz klar in den Kreis der anwaltlichen Sorgfaltspflichten mit ein. Zumindest wenn es um Anwendungsprogramme geht, die der Erfüllung der aktiven Nutzungspflicht des beA dienen, also vor allem Kanzleisoftware.
Dass allein das Kanzleipersonal entsprechend geschult ist, reicht nicht aus. Auch die Anwält:innen müssen sie beherrschen, um ihren Mitarbeitenden konkrete Anweisungen im Umgang mit dem beA geben zu können. Das hat der BGH in seinem Beschluss v. 17. November 2022 festgestellt (Az. IX ZB 17/22). Andere Gerichte folgen diesem Kurs: So zum Beispiel das Landesarbeitsgericht Hamm. In seinem Beschluss vom 12. Januar 2023 (Az. 18 Sa 909/22) sah es die fehlende subjektive Digitalkompetenz eines Anwalts nicht als objektive technische Störung im Sinne von § 46g Satz 3 ArbGG an.
Nicht nur ärgerlich, sondern auch ein handfester Verfristungsgrund sind Schriftsätze, die nicht den aktuellen Formerfordernissen im elektronischen Rechtsverkehr genügen. Mit der Einführung der aktiven Nutzungspflicht im Januar 2022 hat das Thema an Fahrt aufgenommen.
Dies zeigt unter anderem ein Fall, der es bis zum BGH schaffte (Beschluss vom 7. September 2022, Az. XII ZB 215/22). Eine Rechtsanwältin hatte via beA eine Beschwerdeschrift versandt – ohne qualifizierte elektronische Signatur. Das Schriftstück enthielt als Unterschrift nicht den Namen der Anwältin, sondern nur „Rechtsanwältin“. Nicht genug, jedenfalls nicht für das Formerfordernis aus § 130a Abs. 3 und 4 ZPO, befanden die Bundesrichter. Für die einfache Signatur ist immer die Namensnennung des Schriftsatzurhebers erforderlich. Das gilt übrigens auch, wenn im Briefkopf nur eine Person aufgeführt ist.
Der BGH setzt hier in ständiger Rechtsprechung hohe Sorgfaltsmaßstäbe an.
Genau geprüft werden muss, ob ein fristwahrender Schriftsatz
vollständig,
an das richtige Gericht,
mit der richtigen Datei übermittelt wurde.
Bei der Ausgangskontrolle darf man sich zum Beispiel nicht allein auf die im Übermittlungsprotokoll enthaltene Angabe zur Bezeichnung des Dokuments verlassen (vgl. BGH, Beschluss vom 21.03.2023, Az. VIII ZB 80/22).
Ob ein Schriftsatz erfolgreich bei Gericht eingegangen ist, ist von der Kanzlei immer auf Basis der automatisierten Eingangsbestätigung im Sinne des § 130a Absatz 5 ZPO zu prüfen (OLG Hamm, Beschluss v. 15.1.2024, 22 U 13/2322).
Hinweis: Haufe Advolux speichert dieses sogenannte OSCI-Protokoll, dass das beA zur einer an ein Gericht gesandten Nachricht liefert, automatisch zur Nachricht. Das Kanzleipersonal muss die Unterweisung erhalten, dieses Protokoll zu prüfen.
Auf diese Frage hat der Bundesgerichtshof eine eindeutige Antwort.
Die obersten Zivilrichter entschieden in ihrem Beschluss vom 17.01.2024, Az. VII ZB 22/23) klar: Relevant ist nicht das Datum der Rückübermittlung an das Gericht per beA, sondern das Datum des Erhalts des Dokuments, das im Datensatz zum Bekenntnis vermerkt wurde. Ein kleiner, aber feiner Unterschied, der im entschiedenen Fall zur Verfristung des Rechtsmittels und damit zu dessen Unzulässigkeit führte.
Wer fristwahrende Schriftsätze per Fax einreicht, muss glaubhaft machen, dass das beA zum Zeitpunkt der Übermittlung nicht erreichbar war.
Seit 2022 gilt für Anwälte die aktive Nutzungspflicht des besonderen elektronischen Postfachs. Dokumente sind Gerichten ausschließlich über das bea zu übermitteln, es sei denn, dieses ist vorübergehend nicht erreichbar. In einem Beschluss vom 10. Oktober 2023 hat der BGH die Anforderungen definiert, die an die Glaubhaftmachung der vorübergehenden Nichterreichbarkeit des beA gestellt werden (Az. XI ZB 1/23): Hierfür reicht den BGH-Richtern ein Screenshot aus, wenn aus ihm in Übereinstimmung mit den Mitteilungen aus dem beA-Störungsportal hervorgeht, dass das beA aus technischen Gründen zum maßgeblichen Zeitpunkt nicht erreichbar war. Eine anwaltliche Versicherung über das Scheitern der Übermittlung aus technischen Gründen ist darüber hinaus nicht zwingend erforderlich.
Es gibt so gut wie kein Argument, das die Einreichung von Schriftsätzen auf anderem Weg als über das beA legitimiert.
Das bestätigen diverse Entscheidungen. So zum Beispiel ein Beschluss des OVG Nordrhein-Westfalen (Beschluss v. 06. Juli 2022, Az. 16 B 413/22). Im zugrundeliegenden Fall hatte ein Anwalt eine Beschwerdeschrift per Fax eingereicht mit der Begründung, die Internetverbindung seiner Kanzlei sei aktuell gestört. Das ließ das OVG nicht durchgehen. Unter anderem, weil sich herausstellte, dass das Internet-Problem bereits seit 5 Wochen immer wieder auftrat. Als professioneller Einreicher hätte er sich längst aktiv um Abhilfe kümmern müssen, so die Richter:innen. So hätte er zum Beispiel das Dokument via Hotspot über das beA-Postfach übermitteln können.
Glossar: die wichtigsten Begriffe rund um das beA
beA-Schnittstelle: Die Bundesrechtsanwaltskammer hat neben der beA-Webanwendung (siehe beA-Web-Client) eine Softwareschnittstelle entwickelt, die den Zugriff auf das beA unmittelbar in der Kanzleisoftware ermöglicht. Die Integration in eine Kanzleisoftware wie Haufe Advolux hat diverse Vorteile.
beA-Web-Client: Das Anwaltspostfach beA ist auf direktem Weg über die Webseite der Bundesrechtsanwaltskammer aufrufbar. Rechtsanwälte haben die Wahl, ob sie Dokumente über die BRAK-Web-Client-Anwendung oder über ihre Kanzleisoftware via Schnittstelle empfangen und senden.
Eingangsbestätigung: Registriert der Justizserver den Zugang einer Nachricht, generiert er automatisch eine Eingangsbestätigung (§ 130a Absatz 5 ZPO). War der Zugang erfolgreich, erscheint unter der versendeten Nachricht der Meldetext: „Request executed, dialog closed“ und ein Zugangsdatum.
eEB – elektronisches Empfangsbekenntnis: Zum Nachweis der Zustellung auf elektronischem Weg dient das eEB, ein maschinenlesbarer strukturierter Datensatz.
ERVV – Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung: Die Verordnung, die zuletzt 2022 geändert wurde, regelt unter anderem die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs mit Gerichten und Behörden. So zum Beispiel, in welchem Dateiformat und in welcher Dateigröße Dokumente über das beA übermittelt werden können.
Fernsignatur: Das von der BRAK zur Verfügung gestellte beA unterstützt zwei verschiedene Verfahren, mit denen Sie elektronische Signaturen erzeugen können. Beim Fernsignatur-Verfahren befindet sich das zur Signatur benötigte qualifizierte Zertifikat bei einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter. Die Signatur wird also im Auftrag des Unterzeichners aus der Ferne erzeugt. Beim Signaturkarten-Verfahren befindet sich das qualifizierte Zertifikat direkt auf der Signaturkarte.
Übermittlungsprotokoll: Versenden Sie via beA eine Nachricht, erhalten Sie ein Übermittlungsprotokoll, das neben einem Prüfprotokoll auch eine Bestätigung über den Status der Nachricht aufweist. Dieser Status unterscheidet sich je nachdem, ob innerhalb des beA (so etwa von Rechtsanwalt zu Rechtsanwalt) versandt wurde oder aber per beA an ein Gericht. Beim Versand von Anwalt zu Anwalt kann man sich anzeigen lassen, ob die Nachricht erfolgreich übermittelt wurde. Beim Versand an ein Gericht erhält man nur eine Eingangsbestätigung. Ursache hierfür ist hier die allgemeine Gestaltung der elektronischen Kommunikation mit der Justiz (vgl. § 130a Absatz 5 ZPO). Mehr Hinweise unter Eingangsbestätigung.
Zertifikat: Die BRAK unterscheidet beA-Zertifikate auf der beA-Karte und Softwarezertifikate. Während Sie bei der Nutzung der beA-Karte immer ein Kartenlese-Gerät benötigen, können Sie Ihr beA mit einem Softwarezertifikat auch ohne Lesegerät von unterwegs aus nutzen. Zur Erstregistrierung eines persönlichen Postfachs für Rechtsanwält:innen ist immer eine beA-Karte erforderlich. Auch die Verwaltung von Zugriffsrechten ist nur mit einer beA-Karte möglich. Wie Sie das Zertifikat in Haufe Advolux einbinden, sehen Sie im Video.
Sie haben Fragen zum beA? Antworten gibt es hier
Die Vollintegration des beA in Haufe Advolux bietet zahlreiche Vorteile gegenüber dem beA-Client: Alle Schreiben, die Sie über das beA empfangen und senden, sind zentral und übersichtlich in den Advolux Posteingangs- und Postausgangsordnern gespeichert. Zudem reduzieren Sie Ihren Administrationsaufwand erheblich. So entfällt zum Beispiel das ständige Eingeben der beA-PIN. Zusätzlich schaffen Sie Sicherheit mit klar strukturierten Abläufen. Alle Vorteile im Überblick.
Ja, die Nachrichten werden genauso wie beim beA Webclient über eine sichere Infrastruktur transportiert.
Der Zugriff lässt sich einfach über die Einbindung eines Software-Zertifikats einrichten. Erfahren Sie mehr im Video.
Ja, das geschieht ganz bequem automatisch und ohne Zutun der Anwendenden.
Ja, das ist grundsätzlich möglich. Die Voraussetzungen dafür sind, dass Ihre Mandantschaft über das sog. elektronische Bürger- und Organisationspostfach (eBO) verfügt und die hierfür maßgebliche Exportdatei in Haufe Advolux eingebunden wird. Nähere Informationen zum eBO finden Sie hier: https://justiz.de/ervvoe/textordner_fuer_buerger/index.php
Ja. Übertragungsfehler werden Ihnen direkt in Haufe Advolux gemeldet.
Haufe Advolux unterstützt Sie in vielerlei Hinsicht dabei, die Anforderungen an die Kommunikation via beA einzuhalten. So werden zum Beispiel Dateinamen, Dateigröße und -format einer beA-Konformitätsprüfung unterzogen.
