Elektronische Rechnung in der Rechtsanwaltskanzlei

Durch die Neuregelung wird der Begriff der elektronischen Rechnung neu definiert (§ 14 Abs. 1 Satz 2 ff. UStG n. F.). Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F.). Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. Dies schließt die Einhaltung der CEN-Norm EN 16931 ein. Wenn eine Rechnung nicht in die Kategorie elektronische Rechnung fällt, dann handelt es sich um eine sonstige Rechnung.

Grundsätzlich betrifft die Neuregelung lediglich die steuerpflichtigen Umsätze im B2B-Bereich, also Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Dies bedeutet, dass Rechtsanwaltskanzleien davon betroffen sind. Bei Rechtsanwaltskanzleien ist bei den Ausgangsrechnungen zu unterscheiden, ob der Rechnungsempfänger ein Unternehmer ist, oder ob es sich um eine Privatperson handelt. Lediglich bei der Rechnungsstellung gegenüber Unternehmen kommt die Neuregelung zum Tragen.

Aufgrund der Übergangsregelungen muss man zunächst zwischen dem Empfang und den Versand von elektronischen Rechnungen unterscheiden.

Entgegennahme von elektronischen Rechnungen

Ab dem 1.1.2025 sind Unternehmen verpflichtet elektronische Rechnungen anzunehmen. Die Entgegennahme einer elektronischen Rechnung bedeutet allerdings auch, dass man den Inhalt der Rechnung prüfen können und GOBD-konform archivieren muss. Wichtig dabei ist jedoch, dass die Werte im Strukturdatensatz der elektronischen Rechnung maßgeblich sind und nicht der lesbare Teil des PDFs, wie es beispielsweise bei ZUGFeRD möglich ist. Dies bedeutet also, dass eine Softwareunterstützung für die Prüfung des Rechnungsinhaltes erforderlich ist. Zudem muss auch eine Prüfung dahingehend erfolgen, ob es sich um eine gültige elektronische Rechnung handelt, denn nur diese berechtigt zum Vorsteuerabzug.

Ausstellen von elektronischen Rechnungen

Ab dem 1.1.2025 können elektronische Rechnungen ausgestellt werden, jedoch besteht noch keine Pflicht dazu.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro sollen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen (wie Papier- oder PDF-Rechnungen) ausstellen dürfen.

Ab dem 1. Januar 2028 sind schließlich alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden.

Es gibt einige Ausnahmen von der Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen, die jedoch in einer Rechtsanwaltskanzlei nur schwer denkbar sind.

3 Tipps: Darauf sollten Sie bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen achten

1) Richten Sie ein eigenes Postfach ein

Es empfiehlt sich, dass man für den Eingang von elektronischen Rechnungen ein zentrales E-Mail-Postfach einrichtet, dass ausschließlich für den Rechnungseingang genutzt wird. Dieses Postfach sollte dann auch den Rechnungsstellern bekannt gemacht werden und als eigenes Postfach auch von der Buchhaltung überwacht werden.

2) Informieren Sie Ihre Mandanten frühzeitig

Mandanten sollten bereits im Rahmen der Mandatsvereinbarung auf den Versand von elektronischen Rechnungen hingewiesen werden und soweit keine Empfangspflicht besteht, sollte eine Zustimmung für den Versand von elektronischen Rechnungen eingeholt werden. In diesem Zuge sollte auch das Einverständnis zur Übermittlung per E-Mail eingeholt werden und auf evtl. Risiken des Versandes per E-Mail hingewiesen werden.

3) Halten Sie die Abläufe einhaltlich

Es empfiehlt sich, dass man möglichst vollständig auf elektronische Rechnungen umstellt, um die Abläufe in der Rechtsanwaltskanzlei einheitlich zu halten und so weit wie möglich auf ein Nebeneinander von digitalen und papiergebundenen Prozessen zu verzichten.

Frühzeitige Umstellung lohnt sich

Die elektronische Rechnung hat für den Aussteller der Rechnung den Vorteil, dass der Rechnungsstellungsprozess dadurch vereinfacht werden kann, da er durchgehend digital abgebildet wird.

Die Verarbeitung von elektronischen Eingangsrechnungen bietet den Vorteil, dass die Rechnungsdaten nun direkt ohne zusätzliche Erfassungsschritte aus der Eingangsrechnung entnommen werden können und so ebenfalls ein durchgängiger elektronische Ablauf umgesetzt werden kann.

Mit der kommenden Version 5.040 von Haufe Advolux stellen wir Ihnen die Funktionen für die Nutzung der elektronischen Rechnung sowohl für den Empfang als auch für den Versand zur Verfügung.

Hinweis: Diese Ausführungen ersetzen keine individuelle steuerrechtliche Beratung.

Weiterführende Informationen:
Elektronische Rechnung wird Pflicht: E-Rechnung im Überblick | Steuern | Haufe

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